W tym artykule omawiamy zasady wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w oparciu o projekt i uzasadnienie nowych przepisów.

Zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych

Zgodnie z Projektem e-faktury będą wystawiane i odbierane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”), wg wzoru udostępnionego przez Ministra Finansów.

Z kolei, aby można było wystawić e-fakturę, konieczne będzie złożenie do właściwego urzędu skarbowego zawiadomienia (również wg wzoru udostępnionego przez Ministra Finansów) o podmiotach uprawnionych do dostępu do KSeF (z wyjątkiem osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą – one „domyślnie” będą uznawane za uprawione). Wspomnianym podmiotem uprawnionym nie będzie musiał koniecznie być pracownik podatnika, może to być także np. biuro rachunkowe.

Zgodnie z Projektem, oprócz ww. zawiadomienia, konieczne będzie również uwierzytelnienie w systemie podatnika, a także każdego upoważnionego podmiotu. Będzie do tego wykorzystywany kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis zaufany, a także będą weryfikowane przez system posiadane przez takie podmioty uprawnienia.

W świetle Projektu istnieje możliwość łącznego udzielenia uprawnienia do wystawiania i przeglądania e-faktur, jednak została przewidziana także możliwość nadania uprawnienia przez podatnika tylko do ich przeglądania.

Wystawianie elektronicznych faktur ma wyglądać następująco:

  • Faktury będą wysyłane przez oprogramowanie interfejsowe (którego adres zostanie udostępniony w Biuletynie Informacji Publicznej).
  • System informuje o dacie i czasie wystawienia e-faktury oraz jej numerze identyfikującym przydzielonym przez ten system, jeśli jest ona wystawiona poprawnie (tj. zgodnie ze wspomnianym już wzorem e-faktury). Nadany numer przez ten system jest przypisywany na potrzeby tego systemu i nie jest właściwym numerem faktury.
  • System może także odrzucić e-fakturę, jeśli nie jest ona zgodna z ww. wzorem faktury.
  • E-Fakturę uznaje się za wystawioną i otrzymaną w dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikującego tę fakturę w tym systemie.

Ponadto, zgodnie z Projektem:

  • Do E-faktur nie będą miały zastosowania przepisy dotyczące duplikatów faktur, ponieważ nie będzie można ich zgubić lub zniszczyć.
  • Faktura korygująca będzie mogła zostać wystawiona w formie e-faktury jak i dotychczasowej formie (wtedy jednak konieczne będzie uzyskanie dodatkowej dokumentacji).

Zasady otrzymywania faktur ustrukturyzowanych

Aby był możliwy odbiór e-faktur, konieczne będzie zaakceptowanie możliwości ich wysyłania przez kontrahenta, np. poprzez zaakceptowanie stosownego komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma lub samego poboru faktur z systemu przez API (zbiór reguł ściśle opisujących, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą). W tym celu ustawodawca wprowadzi do ustawy o VAT analogiczny przepis do obecnego art. 106n ust. 1 ustawy o VAT dot. faktur elektronicznych i wymagającego zgody na ich stosowanie. W związku z tym, zgodnie z brzmieniem nowego przepisu, najprawdopodobniej wystarczające będzie udzielenie jednorazowej zgody na otrzymywanie e-faktur od danego kontrahenta, bez konieczności oddzielnej akceptacji każdej faktury.

W Projekcie przewidziano także możliwość dostępu do pojedynczej e-faktury, bez konieczności uwierzytelniania się w systemie, po wskazaniu m.in. unikalnych cech identyfikujących fakturę. Również konsumentom umożliwiono dostęp do e-faktur bez konieczności uwierzytelniania się.

Bartłomiej Sarna, Associate w Enodo Advisors. Posiada kilkuletnie doświadczenie w zakresie doradztwa podatkowego/specjalizuje się w podatku od towarów i usług.