Korzystanie z ulgi badawczo rozwojowej a prawidłowa ewidencja kosztów na gruncie ustawy o CIT

Przepisy ustawy o CIT (art. 9 ust. 1b) stanowią, że „Podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z odliczenia, o którym mowa w art. 18d, są obowiązani w ewidencji, o której mowa w ust. 1, wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej”.

Jest to jedno z kryteriów warunkujących możliwość skorzystania z Ulgi B+R oraz uznania poniesionych przez podatników wydatków za koszty kwalifikowane.

Mimo uzależnienia przez ustawodawcę możliwości skorzystania z Ulgi B+R od m.in. prowadzenia ewidencji, przepisy nie precyzują w jaki sposób ma być ona prowadzona. Przy czym prawidłowość prowadzenia ewidencji jest o tyle istotna, że jedynie poprawne wyodrębnienie kosztów poniesionych na działalność B+R może stanowić podstawę do wyliczenia wysokości ulgi.

 

Jak powinna wyglądać prawidłowa ewidencja kosztów kwalifikowanych?

Dla celów dowodowych duże znaczenie może mieć tzw. ewidencja pomocnicza, prowadzona obok podstawowej formy ewidencji – np. ksiąg rachunkowych (ksiąg głównych). Możliwość prowadzenia ewidencji pomocniczej potwierdzają organy podatkowe.

Najprostszym sposobem może być prowadzenie ewidencji pomocniczej polegającej sporządzeniu techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego, bieżącego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące poszczególnych projektów/inwestycji z wyszczególnieniem konkretnych miesięcy (Interpretacja Indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21.06.2022 r., znak: 0114-KDIP3-2.4011.196.2022.6.MR, Wyrok WSA w Szczecinie z dnia 9.03.2022 r., I SA/SZ 991/21).

W ślad za przyjętą praktyką organów interpretacyjnych, podatnicy mają dowolność w zakresie sposobu i formy prowadzenia ewidencji pomocniczej. Przykładowo – dopuszczalne jest prowadzenie wewnętrznego systemu ewidencyjnego pozwalającego na wydzielenie kosztów kwalifikowanych w zależności od realizowanego badania (Interpretacja Indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 11.04.2023 r., znak: 0114-KDIP2-1.4010.65.2023.3.MR).

Należy jednak pamiętać, by ewidencja ta prowadzona była w sposób umożliwiający jednoznaczne zidentyfikowanie kosztów kwalifikowanych, dających prawo do skorzystania z ulgi w kwocie odpowiedniej dla danej kategorii tych kosztów (Interpretacja Indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 22.03.2023 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.907.2022.3.ZK).

Przy sporządzaniu ewidencji pomocniczej warto – w naszej ocenie, korzystać z pomocy wykwalifikowanego księgowego albo doradcy podatkowego, celem uniknięcia ewentualnych nieścisłości mogących w przyszłości rzutować na uprawnienie do skorzystania z ulgi B+R.

Podstawa prawna: art. 9 ust. 1b, art. 18 d, art. 18 e ustawy o CIT.

 

Monika Szwed, Manager w ENODO Advisors Sp. z o.o.

Wiktoria Janowicz, radca prawny, Associate w ENODO Advisors Sp. z o.o.