08.11.2021 O co kruszyć kopie – czyli o certyfikatach rezydencji

Wśród toczących się obecnie dyskusji dotyczących tzw. podatku u źródła najwięcej emocji budzi bez wątpienia kwestia należytej staranności przy weryfikacji kontrahenta, na rzecz którego dokonujemy płatności.

Enodo

Jedno nie ulega jednak wątpliwości – aby tego podatku nie pobrać (lub pobrać w obniżonej wysokości), musimy zawsze uzyskać od kontrahenta jego certyfikat rezydencji.

Pomimo jednoznacznego sformułowania tego wymagania, przysparza ono płatnikom szeregu praktycznych wątpliwości, mogących stać się osią sporu z organami podatkowymi.

Czym jest a czym nie jest certyfikat rezydencji?

Nie istnieje jeden ustalony wzór certyfikatu rezydencji. Wydawane są one przez każde państwo zgodnie z zasadami przewidzianymi w przepisach krajowych, stąd w praktyce rozbieżności co do ich formy mogą być istotne. Certyfikat może przyjąć różne postacie: od sformalizowanego formularza po zwykłe pismo wysłane przez organy podatkowe.

Zgodnie z polskimi przepisami za certyfikat rezydencji uznaje się zaświadczenie o miejscu zamieszkania/siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania/siedziby podatnika. Tym samym, niezależnie od formy, aby zostać uznanym za certyfikat rezydencji, dokument musi spełnić następujące kryteria:

  • zaświadczać o miejscu zamieszkania/siedziby podatnika dla celów podatkowych (o tym, że podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w danym państwie);
  • zawierać dane pozwalające na identyfikację podatnika oraz co najmniej datę wystawienia (ewentualnie również okres ważności) oraz
  • być wydany przez właściwy organ administracji podatkowej danego państwa.

Należy pamiętać, że certyfikat rezydencji nie może być zastąpiony żadnym innym rodzajem dokumentu – nawet jeśli z tego dokumentu wynika, że wskazany w nim podmiot jest podatnikiem w danym kraju. Stąd, za certyfikat rezydencji nie zostaną uznane m.in. wyciąg z rejestru spółek w danym kraju, potwierdzenie nadania numeru identyfikacji podatkowej, potwierdzenie rejestracji na VAT, potwierdzenie złożenia deklaracji podatkowej, ani też decyzje podatkowe wydane na rzecz podatnika.

Certyfikaty elektroniczne - ewolucja w poglądach organów podatkowych

Certyfikaty rezydencji mogą być wydawane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Z uwagi na postępującą cyfryzację, w niektórych krajach w praktyce możliwe jest uzyskanie certyfikatów wyłącznie w formie elektronicznej (np. Irlandia).

W przeszłości organy podatkowe stały na stanowisku, że jeżeli tylko istniała możliwość uzyskania certyfikatu rezydencji w formie papierowej, to uzyskanie certyfikatu w formie elektronicznej nie wiązało się z możliwością zastosowania preferencyjnych stawek podatku u źródła.

Ten nieuzasadniony i kontrowersyjny pogląd został jednakże zmieniony, a obecnie elektroniczne certyfikaty rezydencji traktowane są na równi z ich papierowymi odpowiednikami.

Należy przy tym zauważyć, że certyfikat wydany w formie elektronicznej oznacza dokument elektroniczny sporządzony w tej formie przez organy podatkowe. Wszelkie inne wersje mogą już zostać uznane za kopie certyfikatów rezydencji, co w konsekwencji może rzutować na możliwość posługiwania się takimi dokumentami. 

Kopie certyfikatów - stopniowa liberalizacja przepisów

Przez wiele lat jedyną dopuszczalną formą certyfikatu był oryginał (ewentualnie kopia poświadczona przez notariusza). Organy podatkowe jednoznacznie wykluczały możliwość zastosowania jakichkolwiek innych rodzajów kopii, a przepisy podatkowe również nie dopuszczały w tym zakresie żadnych odstępstw. Na tej podstawie organy podatkowe konsekwentnie odmawiały uznania za certyfikaty m.in. skanów/zdjęć papierowych oryginałów lub też certyfikatów pobranych ze strony internetowej kontrahenta (uznanie tych ostatnich za kopie jest co prawda kontrowersyjne, niemniej zostało w ten sposób zakwalifikowane przez organy podatkowe).

Pierwszy wyłom w powyższej zasadzie miał miejsce w 2019 r., kiedy to dopuszczono potwierdzenie miejsca zamieszkania/siedziby podatnika dla celów podatkowych kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli kwota wypłacanych na rzecz tego samego podmiotu należności z tytułu tzw. usług niematerialnych (np. reklamowych) nie przekraczała 10 000 zł w roku kalendarzowym. Było to więc stosunkowo drobne ustępstwo skierowane, jak się wydaje, przede wszystkim do mniejszych płatników pobierających certyfikaty zamieszczane na stronach internetowych przez podmioty z branży cyfrowej.

Kolejną – zdecydowanie dalej idącą  – zmianę w tej zasadzie, przyniosły przepisy związane z epidemią COVID-19, zgodnie z którymi w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19, a także w okresie kolejnych 2 miesięcy po ich odwołaniu, miejsce zamieszkania i siedziby podatnika dla celów podatkowych może być potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.

Wygląda na to, że powyższa, przejściowa zmiana, została uznana za zasadną, gdyż w ramach pakietu nowelizacji przewidzianych w Polskim Ładzie, już bezpośrednio w ustawach o PIT oraz o CIT, znalazły się również przepisy dopuszczające możliwość posługiwania się kopiami certyfikatów, pod warunkiem, że informacje wynikające z przedłożonych kopii certyfikatów rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym. Nowe regulacje mają dotyczyć już wszystkich rodzajów transakcji. Nie posiadają też ograniczenia czasowego.

Niezależnie od pozostałych zmian wprowadzanych w ramach Polskiego Ładu, tę konkretną należy ocenić zdecydowanie pozytywnie. Miejmy nadzieję, że jej wprowadzenie stanowić będzie zarazem zakończenie większości sporów z organami podatkowymi, wynikających z nadmiernego formalizmu, całkowicie nieprzystosowanego do współczesnej praktyki obrotu gospodarczego i spotykającego się z uzasadnionym zdziwieniem kontrahentów współpracujących z polskimi podmiotami.

Piotr Zaremba, doradca podatkowy współpracujący z ENODO Advisors. Specjalizuje się w podatku dochodowym od osób prawnych.

Pozostałe aktualności

29.12.2021

Interpretacja ogólna MF: zwolnienie jest, ale nie wiadomo kto może z niego skorzystać

Minister Finansów potwierdził[1], że przewidziane w ustawie o CIT zwolnienie z opodatkowania dywidendy otrzymywanej przez spółki (tzw. parent-subsidiary) może być stosowane także do dywidend wypłacanych przez spółki jawne i komandytowe. Niestety nadal pozostają wątpliwości co do tego, w jaki sposób ustalić grono podatników uprawnionych do zwolnienia.

Enodo
23.11.2021

Onkoodpowiedzialni: listopad pod znakiem problemów zdrowotnych mężczyzn

Kolejna odsłona akcji #ONKOODPOWIEDZIALNI, którą dumnie wspieramy jako partnerzy tego przedsięwzięcia, poświęcona jest profilaktyce, diagnostyce i leczeniu raka gruczołu krokowego i raka jąder. 

Enodo
21.10.2021

Ceny transferowe a COVID-19: co dalej z APA?

W poprzednim artykule przedstawiliśmy Rekomendacje FCT w zakresie alokacji strat oraz kosztów nadzwyczajnych, a także traktowania wsparcia antykryzysowego. Kolejnym istotnym tematem, z którym muszą zmierzyć się polscy podatnicy, jest kwestia aktualności uprzednich porozumień cenowych (APA) w czasach pandemii COVID-19. W niniejszym artykule przedstawiamy główne wnioski dotyczące tego tematu wynikające z prac Forum Cen Transferowych, działającego przy Ministerstwie Finansów.

Enodo
24.09.2021

Kolejne zmiany w przepisach o cenach transferowych – projekt ustawy w Sejmie!

Polski Ład to wciąż gorący temat, również w obszarze cen transferowych! Ostatnio w dwóch artykułach na naszej stronie internetowej opisywaliśmy pozytywne i negatywne dla polskich podatników propozycje zmian w przepisach dotyczących cen transferowych. Artykuły te były oparte o projekt zmian w przepisach o cenach transferowych, który trafiły do prekonsultacji. Dzisiaj wiemy już jak wygląd projekt przepisów, który trafił do Sejmu.

Enodo
27.05.2021

Webinarium: VAT a kary umowne i odszkodowania w branży budowlanej

Serdecznie zapraszamy na bezpłatne szkolenie poświęcone tematyce opodatkowania VAT-em kar umownych i odszkodowań w branży budowlanej. Z naszych obserwacji wynika, że zagadnienie to budzi wiele wątpliwości i praktycznych problemów, dlatego w trakcie spotkania omówimy nie tylko aspekty prawne, ale przede wszystkim skoncentrujemy się praktycznych przypadkach.

Enodo
04.05.2021

Komu opłaca się pozostanie w spółce komandytowej – cz. 2

Objęcie spółki komandytowej opodatkowaniem CIT spowodowało ożywiony ruch na rynku restrukturyzacji spółek komandytowych (o zmianach pisaliśmy w I cz. artykułu). Wielu wspólników z obawy przed podwójnym opodatkowaniem zysków wypracowanych przez spółkę, stara się zrestrukturyzować swoją działalność. Są jednak i tacy, dla których optymalnym rozwiązaniem może okazać się kontynuacja działalności w dotychczasowej formie.

Enodo
08.04.2021

Webinarium: STRATEGIA PODATKOWA 2021. Jak się przygotować?

Serdecznie zapraszamy na webinarium poświęcone sporządzaniu i publikowaniu informacji o realizowanej strategii podatkowej. Przepisy, które weszły w życie 1 stycznia br. nałożyły na dużych podatników obowiązek raportowania, i to już za ubiegły, tj. 2020 rok.

Enodo
25.02.2021

Ceny transferowe, cz. 2 – rozliczenia za 2021 r.

W poprzednim artykule wskazaliśmy na co zwrócić uwagę w kontekście rozliczeń z podmiotami powiązanymi, dotyczących ubiegłego roku. W tej części przybliżamy najważniejsze zmiany w przepisach z zakresu cen transferowych, które weszły w życie w styczniu 2021 r.

Enodo
03.11.2020

Konfiskata prewencyjna: udowodnij własną „niewinność”

Jak wynika z pierwszej części artykułu o konfiskacie prewencyjnej, planowane rozwiązanie z jednej strony wpisuje się w pewien trend zmian w przepisach karnych i karno-skarbowych, stanowiąc niejako domknięcie systemu konfiskaty. Z drugiej strony, ten nowy instrument mający  przeciwdziałać ukrywaniu majątku pochodzącego z przestępstwa, może zawierać rozwiązania, które będą trudne do pogodzenia z podstawowymi zasadami praworządności oraz standardami ochrony podstawowych praw i wolności konstytucyjnych jednostki.

Enodo
23.10.2020

SLIM VAT: nowe zasady ujmowania faktur korygujących

Jednym z rozwiązań upraszczających rozliczenia VAT w projekcie SLIM VAT[1] jest zmiana zasad ujmowania faktur korygujących zmniejszających oraz wprowadzenie do ustawy zasad ujmowania korekt zwiększających.

Enodo