Kontynuujemy naszą serię artykułów poświęconych kontrolom cen transferowych – dziś część trzecia. Wyjaśnimy w niej jak skutecznie zapobiegać potencjalnym kontrolom oraz jak właściwie postępować w ich trakcie.
Większość firm traktuje ceny transferowe wyłącznie jak obowiązek podatkowy. Tymczasem dobrze przygotowane analizy TP mogą być przydatne także w zarządzaniu biznesem – pomagają lepiej zrozumieć przepływy wartości między spółkami i efektywniej organizować współpracę w grupie.
Skuteczne zarządzanie cenami transferowymi wymaga przemyślanego podejścia na każdym etapie. Zaczyna się od solidnych podstaw, właściwej analizy funkcjonalnej i wyboru odpowiednich metod wyceny. Następnie przechodzi przez dokumentację, która nie tylko spełnia wymogi formalne, ale stanowi również narzędzie komunikacji z organami podatkowymi. Na najwyższym poziomie zaawansowania firmy mogą sięgnąć po specjalistyczne instrumenty jak APA czy interpretacje podatkowe, które zapewniają długoterminową pewność prawną.
Polityka cen transferowych – fundament, który porządkuje procesy
Dobrze zaprojektowana polityka TP to nie tylko dokument – to narzędzie, które porządkuje sposób, w jaki organizacja podchodzi do transakcji wewnątrzgrupowych. Jasno określone zasady eliminują przypadkowość, przyspieszają decyzje i budują zaufanie – zarówno wewnętrzne, jak i w relacjach z administracją podatkową.
Korzyści z wdrożenia przemyślanej polityki TP są konkretne:
- Szybsze podejmowanie decyzji – poszczególne operacje transakcji nie będą wymagać każdorazowo od nowa analizować warunków transakcji.
- Spójność działania – podobne transakcje są traktowane w ten sam sposób, co ogranicza ryzyko niekonsekwencji.
- Skuteczniejsza kontrola ryzyka – potencjalnie problematyczne transakcje można zidentyfikować już na etapie planowania.
Kluczowe jest, by polityka TP nie funkcjonowała w oderwaniu od codziennych procesów – powinna być zintegrowana z systemami księgowymi, procedurami zawierania umów i praktyką operacyjną.
Rozsądna polityka TP ma wiele zalet – nie tylko ułatwia przestrzeganie przepisów podatkowych, ale również odgrywa istotną rolę w procesie podejmowania decyzji biznesowych. Jasno zdefiniowane zasady ustalania cen w transakcjach wewnątrzgrupowych ułatwiają szybsze i bardziej stabilne podejmowanie decyzji operacyjnych, zwłaszcza dotyczących alokacji zasobów, planowania marż i ustalania warunków współpracy między podmiotami powiązanymi.
Polityka TP ułatwia prowadzenie biznesu również z tego względu, że przy podejmowaniu decyzji dotyczących transakcji kontrolowanych ustalone w Polityce TP zasady eliminują konieczność każdorazowego zasięgania opinii doradców podatkowych.
Analizy ex-ante – planowanie zamiast tłumaczenia się po fakcie
W standardowym podejściu do TP transakcje są zawierane zgodnie z potrzebami biznesowymi, a dopiero później dokumentowane i uzasadniane. Znacznie korzystniejszym podejściem może być odwrócenie tej logiki – najpierw analiza warunków rynkowych, a dopiero potem zawarcie umowy. Analizy ex-ante to idealne rozwiązanie dla organizacji niedecydujących się na pełną politykę TP.
Takie podejście – analiza ex-ante – pozwala:
- zawierać transakcje rzeczywiście rynkowe, a nie tylko „udokumentowane” jako takie,
- budować silną dokumentację już na etapie podejmowania decyzji,
- wcześniej identyfikować ryzyka i szukać alternatywnych rozwiązań,
- ograniczyć ryzyko kwestionowania cen przez organy podatkowe w trakcie kontroli podatkowej, gdyż często problemem jest brak możliwości uwzględnienia specyficznych warunków, w jakich decyzje były podejmowane – takich jak sytuacja rynkowa, dostępność alternatyw, pilność transakcji czy strategia biznesowa obowiązująca w danym momencie. W późniejszej analizie ex-post nie sposób w pełni tego udowodnić organom kontrolnym.
Zamiast analizować transakcje po fakcie, warto zacząć od analizy warunków rynkowych przed zawarciem transakcji – dzięki temu decyzje są trafniejsze, a dokumentacja bardziej precyzyjna. To praktyczne podejście dla firm bez rozbudowanej polityki TP lub realizujące nowe typy transakcji, które chcą działać rozsądnie, przewidywalnie i z mniejszym ryzykiem podatkowym.
Operational Transfer Pricing – kiedy TP staje się częścią codziennego biznesu
Operational Transfer Pricing to podejście, w którym zasady cen transferowych są realnie zintegrowane z codziennym funkcjonowaniem organizacji. W przeciwieństwie do tradycyjnego, „reaktywnego” podejścia, OTP zakłada bieżące zaangażowanie ekspertów ds. TP w procesy operacyjne – od planowania transakcji, przez ustalanie warunków współpracy, aż po monitorowanie realizacji i raportowanie.
Najlepsze systemy TP to te, które są na stałe „wbudowane” w codzienne funkcjonowanie firmy. Bieżące wsparcie doradcy – eksperta TP, który jest wdrożony w sprawy spółki – okazuje się najbardziej efektywnym podejściem do zarządzania TP. To zmiana roli – z „gaszenia pożarów” na realne partnerstwo biznesowe, oparte na współpracy i przewidywaniu problemów, zanim się pojawią.
Przygotowanie do kontroli
Kontrola TP nie sprawdza jedynie dokumentacji, ale też weryfikuje wiedzę i przygotowanie merytoryczne zespołu. Warto zadbać o wsparcie eksperta, który nie tylko zadba o jakość dokumentacji, ale też będzie w stanie przejść razem ze spółką przez całą kontrolę.
Kluczem do sukcesu jest odejście od defensywnego podejścia do kontroli. Nasze doświadczenia z ostatnich lat pokazują, że urzędnicy są coraz bardziej wyspecjalizowani w zakresie TP – można wręcz uznać ich za ekspertów w tej dziedzinie. Zamiast traktować urząd jako przeciwnika, warto budować relację opartą na transparentności i merytorycznej dyskusji.
Formularz TPR – nie tylko obowiązek, ale i narzędzie komunikacji
Formularz TPR bywa traktowany jako formalność. Tymczasem dobrze przygotowany TPR to szansa na pokazanie, że organizacja ma przemyślane i spójne podejście do TP. To także sposób na uprzedzenie pytań kontrolujących i zbudowanie narracji, która tłumaczy logikę biznesową. Szczególnie istotne są informacje dodatkowe – sekcja, gdzie można wyjaśnić specyfikę działalności, uzasadnić odstępstwa od standardów i zaprezentować dodatkowe analizy.
Dodatkowe narzędzia dla zaawansowanych struktur:
- APA (Advance Pricing Agreement) – porozumienie z organami podatkowymi zapewniające pewność prawną w zakresie metodologii ustalania cen
- Interpretacje podatkowe (rulings) – szybsze rozwiązanie o węższym zakresie, pozwalające potwierdzić poprawność podejścia metodologicznego
Dlaczego warto wybrać doświadczonych partnerów?
Nasz zespół do spraw cen transferowych wspiera klienta na każdym etapie. Posiadamy bogate doświadczenie zarówno w sporządzaniu kompleksowych polityk cen transferowych, jak i w przygotowaniu analiz dla różnych rodzajów transakcji. Zapewniamy także pełne wsparcie w trakcie kontroli.
Jakub Beym, Senior Manager w ENODO Advisors
Julia Szcześniak, Consultant w ENODO Advisors.