
Najważniejszą regułą wynikającą z unijnych dyrektyw jest traktowanie delegowanych pracowników na takich samych zasadach, jakie obowiązują w danym kraju członkowskim.
5 kluczowych zasad delegowania
- Zasada równej płacy za tę samą pracę w tym samym miejscu.
- Obowiązek stosowania niektórych zasad nie dotyczących wynagrodzenia, a wynikających z przepisów lokalnych w zakresie warunków wykonywania pracy.
- Zasada stosowania układów zbiorowych do wszystkich pracowników delegowanych.
- Zasada sumowania okresu oddelegowania pracowników, w przypadku zastępstwa w wykonywaniu tego samego zadania, w tym samym miejscu.
- Termin dot. oddelegowania pracowników – 12 miesięcy z możliwością przedłużenia o 6 miesięcy (pod warunkiem przedstawienia powiadomienia z uzasadnieniem), po upływie którego zastosowanie do pracowników znajduje w całości prawo kraju delegowania.
Poza regulacjami wynikającymi z Dyrektyw trzeba wziąć też pod uwagę przepisy obowiązujące w danym kraju UE – np. obowiązki zgłoszeniowe meldunkowe, ubezpieczeniowe i inne.
UWAGA! W niektórych krajach członkowskich np. we Francji w przypadku oddelegowania pracowników wystąpi obowiązek ustanowienia przedstawiciela. Przedstawiciel odpowiada m.in. za kontakty z urzędami i instytucjami francuskimi.
Rodzaje wyjazdów służbowych
• Podróż służbowa – ma charakter incydentalny lub tymczasowy, nie powinna trwać dłużej niż 3 miesiące w ciągu roku. Nie wymaga zgody pracownika – wystarcza polecenie pracodawcy w ramach realizacji określonego zadania służbowego.
• Oddelegowanie – ma charakter trwały lub długofalowy. Wymaga zgody pracownika – konieczna jest też formalna zmiana warunków umowy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą (np. aneks).
A co z opodatkowaniem pracowników za granicą?
Zasadniczo dochód z pracy podlega opodatkowaniu w państwie, w którym praca jest wykonywana. Zasada ta nie znajdzie zastosowana i zaliczki będą odprowadzana do polskiego urzędu skarbowego jeżeli zostaną spełnione łącznie następujące warunki:
1. pracownik będzie przebywał na terytorium tego państwa nie dłużej niż 183 dni,
2. wynagrodzenie będzie wypłacane przez pracodawcę mającego siedzibę w Polsce,
3. wynagrodzenie nie będzie ponoszone przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca posiada w drugim Państwie (przy czym należy mieć na uwadze okres trwania budowy).
Ubezpieczenie zdrowotne i społeczne
Pracownik może podlegać ubezpieczeniom społecznym tylko w jednym państwie. Jeśli przebywa w innym kraju mniej niż 24 miesiące, to podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym w Polsce.
Przed delegowaniem pracownika za granice warto pozyskać dokumenty, które ułatwią mu korzystanie z opieki zdrowotnej za granicą:
- przy krótszym delegowaniu – Kartę EKUZ. Wniosek należy złożyć we właściwym oddziale NFZ po uzyskaniu zaświadczenia A1 (o poleganiu ubezpieczeniom społecznym w Polsce). Karta potwierdza prawo pracownika do korzystania ze służby zdrowa w państwie oddelegowania.
- przy dłużnym wyjeździe – Zaświadczenie S1.
Uwaga na kontrole i kary
Przed wysłaniem pracowników na plac budowy trzeba wypełnić wszelkie obowiązki związane z delegowaniem, ponieważ za zaniedbania w tym zakresie grożą surowe kary.
Przykładowo, za niezłożenie deklaracji SIPSI we Francji przed oddelegowaniem pracownika, pracodawcy grozi kara sięgająca nawet 500 000 EUR!
W kolejnym wydaniu napiszemy o przepisach lokalnych obowiązujących w wybranych krajach UE oraz o podatku u źródła.
Tomasz Kowalczyk, Senior Manager, Doradca podatkowy w ENODO Advisors